Privacybeleid

1. Over dit privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe OomAgent persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze website, het OomAgent Portal, onze AI agents en gekoppelde diensten gebruikt. OomAgent wordt aangeboden door Capitola Digital B.V., gevestigd aan Van Ostadestraat 149A, 1073 TK Amsterdam.

Voor vragen over privacy of een verzoek met betrekking tot je gegevens kun je contact opnemen via info@oomagent.ai.

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van de diensten die je gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• account- en contactgegevens, zoals je naam, e-mailadres, organisatie en inloggegevens;
• inhoud die je aan OomAgent verstrekt, zoals chats, instructies, bestanden, audio en gegenereerde resultaten;
• gegevens uit diensten die je zelf koppelt, voor zover nodig om een door jou gekozen workflow uit te voeren;
• gebruiks- en technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, loggegevens en beveiligingsmeldingen;
• contract-, facturatie- en supportgegevens.

3. Waarvoor we gegevens gebruiken

We verwerken persoonsgegevens om:

• accounts te beheren en gebruikers veilig toegang te geven;
• AI agents, workflows en integraties uit te voeren zoals door de gebruiker ingesteld;
• resultaten te tonen, op te slaan of na goedkeuring door te sturen naar gekoppelde systemen;
• de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en technische problemen op te lossen;
• support te bieden, afspraken uit te voeren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• de werking en gebruiksvriendelijkheid van OomAgent te verbeteren.

We baseren deze verwerkingen, afhankelijk van de situatie, op de uitvoering van een overeenkomst, jouw toestemming, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang om OomAgent veilig en betrouwbaar aan te bieden.

4. Google-gebruikersgegevens

Als je een Google-account koppelt, verwerkt OomAgent alleen de Google-gebruikersgegevens waarvoor je via het OAuth-toestemmingsscherm toestemming geeft. Afhankelijk van de gekozen koppeling kan dit gaan om je Google-accountidentificatie en e-mailadres, Gmail-berichten en bijlagen, of bestanden, mappen en presentaties in Google Drive en Google Slides.

OomAgent gebruikt deze gegevens uitsluitend om functies uit te voeren die jij activeert. Voorbeelden zijn het zoeken of verwerken van relevante e-mail, het ophalen of opslaan van een bestand en het maken of aanpassen van een presentatie. OomAgent gebruikt Google-gebruikersgegevens niet voor advertenties, verkoopt deze gegevens niet en gebruikt ze niet om algemene AI-modellen te trainen.

Het gebruik en de overdracht van informatie ontvangen via Google API's voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

5. Delen met anderen

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is:

• met hosting-, infrastructuur-, AI- en andere verwerkers die OomAgent namens ons ondersteunen en contractueel tot passende beveiliging en vertrouwelijkheid zijn verplicht;
• met externe diensten wanneer jij OomAgent opdracht geeft daar gegevens op te halen, op te slaan of naartoe te sturen;
• wanneer de wet dit vereist of dit noodzakelijk is om rechten, veiligheid en de integriteit van onze dienst te beschermen;
• bij een bedrijfsherstructurering, met behoud van de toepasselijke privacywaarborgen.

Medewerkers bekijken inhoud uit een gekoppeld Google-account alleen wanneer jij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft ten behoeve van support, wanneer dit nodig is voor beveiligingsonderzoek of naleving van de wet, of wanneer de gegevens vooraf zijn geaggregeerd en geanonimiseerd.

6. Bewaartermijnen en verwijderen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen in dit beleid, de duur van de klantrelatie en onze wettelijke verplichtingen. De bewaartermijn hangt af van het type gegevens, de ingestelde workflow en de afspraken met de klant. Back-ups en beveiligingslogboeken kunnen nog gedurende een beperkte technische termijn aanwezig blijven.

Je kunt een Google-koppeling via OomAgent of via de beveiligingsinstellingen van je Google-account intrekken. Na ontkoppeling haalt OomAgent geen nieuwe gegevens meer op. Je kunt via info@oomagent.ai verzoeken om gekoppelde gegevens en andere persoonsgegevens te verwijderen, voor zover we deze niet wettelijk moeten bewaren.

7. Beveiliging

We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. OAuth-tokens worden versleuteld opgeslagen, communicatie verloopt via beveiligde verbindingen en toegang wordt beperkt op basis van rollen en autorisaties. Geen enkele methode van opslag of overdracht is volledig risicovrij.

8. Internationale doorgifte

We kiezen waar mogelijk voor Europese infrastructuur. Als een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

9. Jouw rechten

Onder de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking of toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar info@oomagent.ai. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

10. Kinderen

OomAgent is bedoeld voor zakelijk gebruik en niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder een geldige wettelijke grondslag.

11. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, integraties of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers via een passend kanaal.

12. Contact

Capitola Digital B.V.
Van Ostadestraat 149A
1073 TK Amsterdam
info@oomagent.ai
+31 20 845 2965